Je bent niet tevreden met je huidige IT-partij. De responstijden zijn te lang, je snapt de facturen niet meer, of je hebt het gevoel dat er niet proactief wordt meegekeken. Herkenbaar? Dan is het misschien tijd om over te stappen. Maar hoe werkt dat eigenlijk? En hoe zorg je dat de overstap soepel verloopt?
Waarom bedrijven overstappen
De meeste MKB-bedrijven stappen niet over vanwege één groot incident, maar door een opeenstapeling van kleine frustraties. De signalen die we het vaakst horen:
- Trage of slechte communicatie. Je belt, mailt een ticket, en dan hoor je twee dagen niks. Of je krijgt iemand aan de lijn die je situatie niet kent.
- Onduidelijke facturen. Elke maand een ander bedrag. Extra kosten voor dingen waarvan je dacht dat ze inbegrepen waren.
- Reactief in plaats van proactief. Er wordt pas iets gedaan als jij belt met een probleem. Niemand kijkt vooruit of signaleert risico's.
- Gebrek aan advies. Je IT-partner voert uit wat je vraagt, maar denkt niet mee over wat je écht nodig hebt.
- Je bent ergens uitgegroeid. Wat drie jaar geleden paste, past nu niet meer bij je bedrijf.
Als je twee of meer van deze punten herkent, is dat een teken dat het tijd is om te kijken of het anders kan.
Hoe een overstap werkt, in 5 stappen
Een IT-migratie klinkt spannend, maar met de juiste aanpak merk je er als eindgebruiker nauwelijks iets van. Zo pakken wij het aan:
Kennismaking en inventarisatie
We beginnen met een vrijblijvend gesprek. Wat werkt goed, waar zit de frustratie? Daarna brengen we je huidige IT-omgeving in kaart: welke systemen, licenties, contracten en apparaten heb je? Dit geeft ons een compleet beeld, en jou een helder voorstel.
Voorstel en planning
Op basis van de inventarisatie maken we een concreet voorstel met een vast maandtarief. Geen verrassingen. We plannen de overstap samen in, met een realistische tijdlijn en een duidelijk aanspreekpunt.
Overdracht van je huidige partner
We nemen contact op met je huidige IT-partij voor de overdracht van documentatie, wachtwoorden, licenties en beheerrechten. Dit is een standaardproces. Iedere professionele IT-partij werkt hier aan mee. Mocht je huidige partij niet meewerken, dan hebben we daar ook ervaring mee.
Migratie en inrichting
We nemen het beheer over, richten onze monitoring in en zorgen dat alles naar onze standaarden werkt: security, backup, updates. Als er een platformwijziging nodig is (bijvoorbeeld een overstap naar een ander e-mailplatform), plannen we dat buiten werktijd. Je medewerkers merken er zo min mogelijk van.
Operationeel: het draait
Vanaf dag één monitoren we je systemen, handelen we meldingen af en zijn we bereikbaar via helpdesk. De eerste weken houden we extra scherp in de gaten of alles soepel loopt.
Hoe lang duurt een overstap?
Dat hangt af van de complexiteit van je omgeving. Een indicatie:
- Klein bedrijf (1-5 werkplekken): 1-2 weken
- Middelgroot (5-20 werkplekken): 2-4 weken
- Groter (20+ werkplekken): 4-6 weken, afhankelijk van serveromgeving en lopende contracten
Het beheer nemen we vaak al in de eerste week over. Grotere wijzigingen (zoals een platformmigratie of hardware-vervanging) plannen we daarna gefaseerd in.
Waar moet je op letten?
Opzegtermijn en contractduur
Check je huidige contract. Veel IT-partijen hanteren een opzegtermijn van 1-3 maanden. Soms loopt een contract stilzwijgend door. Dit is geen reden om te wachten. Je kunt alvast in gesprek gaan en de overstap plannen op het juiste moment.
Eigendom van licenties en data
Jouw data is van jou. Maar het is goed om vooraf te checken: staan licenties op jouw naam of op naam van je huidige IT-partij? Wie heeft de beheerrechten van je Microsoft-tenant? Een goede nieuwe partner helpt je dit uit te zoeken.
Continuïteit tijdens de overstap
Een professionele overstap betekent: geen downtime. Wij zorgen dat er altijd een aanspreekpunt is, ook in de overgangsperiode. Het oude en nieuwe beheer lopen even parallel zodat er geen gat valt.
Tip: Begin het gesprek met een nieuwe IT-partner ruim voor je opzegtermijn. Zo kun je rustig inventariseren, plannen en overstappen. Zonder tijdsdruk.
Wat kost een overstap?
Bij ons: niets extra. De migratie en inrichting zitten inbegrepen. Je betaalt gewoon het vaste maandtarief vanaf het moment dat wij het beheer overnemen. Geen eenmalige migratiekosten, geen verborgen fees.
Benieuwd wat het maandtarief voor jouw situatie is? In ons artikel Wat kost IT beheer per medewerker? leggen we de tarieven transparant uit.
En als het niet bevalt?
We werken zonder langlopende contracten. Dat is bewust: als wij goed werk leveren, blijf je vanzelf. Mocht het toch niet klikken, dan werken we net zo professioneel mee aan een overdracht als dat we verwachten van je huidige partij.
Klaar om over te stappen?
We denken graag vrijblijvend met je mee. Een eerste gesprek kost niks en verplicht tot niks.
Neem contact op