Wat kost een ICT-werkplek per jaar?

Vraag een ondernemer wat een werkplek kost en je krijgt meestal het bedrag van de laptop. Logisch, want dat is de factuur die je ziet. Maar een werkplek is meer dan een apparaat. Er zitten licenties op, iemand moet hem inrichten, hij moet beveiligd worden, er gaat af en toe iets stuk en om de zoveel jaar moet hij vervangen worden.

In dit artikel rekenen we een complete ICT-werkplek door. Niet om je te laten schrikken, maar zodat je weet waar je aan toe bent en beter kunt vergelijken.

De vijf kostenposten van een werkplek

Elke werkplek bestaat uit vijf posten. De eerste twee ken je, de laatste drie zijn de posten waar de meeste bedrijven zich op verkijken.

1. Hardware

Een zakelijke laptop kost tussen de €800 en €1.400. Daar komt vaak een dockingstation, een of twee schermen, toetsenbord en muis bij. Reken op €1.200 tot €2.000 voor een complete werkplek. Schrijf je die af over vijf jaar, de termijn die de Belastingdienst als uitgangspunt hanteert, dan is dat €240 tot €400 per jaar.

2. Licenties

E-mail, agenda, documenten en samenwerking. Reken op €15 tot €25 per gebruiker per maand, afhankelijk van welk pakket je nodig hebt. Dat is €180 tot €300 per jaar. Heb je aanvullende software nodig, zoals een boekhoudpakket of branchesoftware, dan komt dat er nog bij.

3. Inrichting en onderhoud

Een nieuwe laptop moet ingericht worden: gebruiker aanmaken, software installeren, instellingen zetten, data overzetten. Reken op twee tot vier uur. Daarna heb je gedurende het jaar updates, storingen en vragen. Uurtarieven lopen in deze branche flink uiteen, maar reken grofweg op €85 tot €125. Daarmee loopt dit snel op tot enkele honderden euro's per werkplek per jaar.

4. Beveiliging en backup

Endpoint protection, MFA, backup van bedrijfsdata, schijfversleuteling. Los ingekocht ben je hier €5 tot €15 per gebruiker per maand aan kwijt, dus €60 tot €180 per jaar. Wil je er ook monitoring bij die daadwerkelijk iemand waarschuwt als er iets gebeurt, dan ligt dat hoger.

5. Downtime

De post die nooit op een factuur staat maar wel het meeste kost. Een medewerker die een halve dag niet kan werken kost je al snel €150 tot €250 aan verloren productiviteit. Twee incidenten per jaar en je zit op €300 tot €500. Bij een team van tien medewerkers praat je dan over duizenden euro's per jaar.

De rekensom: één werkplek per jaar

Zetten we het naast elkaar, dan ziet een werkplek er zo uit als je alles los inkoopt:

Post	Per jaar
Hardware (afgeschreven over 5 jaar)	€240 tot €400
Licenties	€180 tot €300
Inrichting en onderhoud	€250 tot €600
Beveiliging en backup	€60 tot €180
Downtime	€150 tot €500
Totaal	€880 tot €1.980

Omgerekend: €73 tot €165 per werkplek per maand. Die bandbreedte is groot, en dat komt vooral door post 3 en 5. Hoe minder er proactief gebeurt, hoe hoger die twee uitvallen.

Waarom uitbesteden vaak goedkoper uitpakt

Bij een vast maandtarief per gebruiker vallen post 2, 3 en 4 samen in één bedrag: licenties, beheer, support, beveiliging en backup. Post 5, de downtime, koop je niet in maar wordt wel kleiner. En er komt iets bij wat op geen enkele urenfactuur staat: iemand die meedenkt over waar je met je IT naartoe gaat.

Wat je zelf houdt is de hardware. Laptops en schermen koop je in beide gevallen zelf, die zitten niet in het maandtarief.

Dat is niet alleen voorspelbaarder, het pakt in de praktijk ook lager uit. Niet omdat wij goedkoper werken, maar omdat de twee duurste posten kleiner worden:

Onderhoud wordt goedkoper door standaardisatie. Werkplekken die allemaal hetzelfde zijn ingericht en centraal beheerd worden, kosten minder tijd dan werkplekken die stuk voor stuk anders zijn.

Downtime wordt kleiner door proactief beheer. Wij zien een volle schijf, een falende backup of een verouderd apparaat voordat je medewerker vastloopt. Dat scheelt incidenten, en elk incident dat niet gebeurt kost niks.

Wat je moet vragen bij een offerte

Tarieven zijn lastig te vergelijken omdat iedereen iets anders in het pakket stopt. Deze vragen maken het snel duidelijk:

• Zitten de licenties in het tarief of komen die er los bij?
• Is het aantal supporturen onbeperkt of zit er een bundel op?
• Wat gebeurt er als er iemand op locatie moet komen? Zit dat erin?
• Wordt er proactief gemonitord of pas gereageerd als ik bel?
• Wat gebeurt er als ik een medewerker erbij krijg of eentje vertrekt?
• Zit backup erin, en wordt die ook getest?

Krijg je op een van deze vragen geen helder antwoord, dan komt het later alsnog op de factuur.

Rekenvoorbeelden

Om appels met appels te vergelijken laten we de hardware hier buiten beschouwing. Die koop je in beide gevallen zelf, reken op €240 tot €400 per werkplek per jaar. Wat overblijft zijn de posten die bij ons in het maandtarief zitten: licenties, beheer en support, beveiliging en backup, plus de downtime die je bespaart. Los ingekocht is dat €640 tot €1.580 per werkplek per jaar.

ZZP, één werkplek. Los: €640 tot €1.580 per jaar. Bij ons: €75 per maand, dus €900 per jaar.

Klein bedrijf, 8 werkplekken. Los: €5.120 tot €12.640 per jaar. Bij ons: €100 basisfee plus 8 × €50, dus €500 per maand en €6.000 per jaar.

Groeiend bedrijf, 25 werkplekken. Los: €16.000 tot €39.500 per jaar. Bij ons: 25 × €50, dus €1.250 per maand en €15.000 per jaar.

Kijk je naar de onderkant van die bandbreedtes, dan ben je los goedkoper uit. Dat klopt, en dat verzwijgen we niet. Die onderkant geldt alleen als er een jaar lang vrijwel niets misgaat, niemand intern tijd kwijt is aan IT en je nooit iemand op locatie nodig hebt. Zodra je twee serieuze storingen per jaar hebt, of een collega die er structureel uren in stopt, kantelt het. En bij groei kantelt het sowieso: bij 25 werkplekken zit je bij ons onder de ondergrens van los inkopen.

Wil je het voor jouw aantal medewerkers uitrekenen? Op onze tarievenpagina staat een rekentool waarmee je direct ziet wat het maandbedrag wordt.